Ratgeber · Aktualisiert Juli 2026

Umlagefähige Nebenkosten: Was darfst du auf den Mieter umlegen?

Von Moritz Kuch — Vermieter von 21 Mietparteien und Entwickler von Gebäudeakte Pro

Es ist die Frage, an der jede Nebenkostenabrechnung hängt: Welche Kosten darf ich überhaupt auf den Mieter umlegen — und welche muss ich als Eigentümer selbst tragen? Die Antwort steht nicht im Bauchgefühl, sondern in einer einzigen, überschaubaren Verordnung: der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Dieser Artikel geht ihren Katalog Position für Position durch, zitiert den Gesetzestext und zeigt die Fälle, in denen Vermieter am häufigsten danebenliegen.

Was Betriebskosten überhaupt sind — § 1 BetrKV

§ 1 Abs. 1 BetrKV definiert Betriebskosten als die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, seiner Anlagen und Einrichtungen „laufend entstehen". Das Wörtchen laufend ist entscheidend: Nur wiederkehrende Kosten sind Betriebskosten. Eine einmalige Anschaffung — etwa eine neue Mülltonne oder ein neuer Rasenmäher — ist keine.

Die 17 Betriebskostenarten — § 2 BetrKV im Klartext

§ 2 BetrKV zählt abschließend 17 Arten von Betriebskosten auf. „Abschließend" heißt: Was hier nicht genannt und nicht als „sonstige Betriebskosten" konkret vereinbart ist, darf nicht umgelegt werden.

Was nie umlagefähig ist — § 1 Abs. 2 BetrKV

Die Verordnung nennt zwei Kostenblöcke, die ausdrücklich keine Betriebskosten sind und deshalb immer beim Eigentümer bleiben:

1. Verwaltungskosten

Nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV sind das „die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung". Praktisch heißt das: Kontoführung, Porto, Telefon, Software, Steuerberater und deine eigene Arbeitszeit für die Abrechnung sind tabu.

2. Instandhaltung und Instandsetzung

§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV definiert sie als „die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen". Kurz: Reparaturen. Die Grenze verläuft zwischen Wartung (laufende Pflege → umlagefähig) und Reparatur (Beseitigung eines Mangels → nicht umlagefähig). Die regelmäßige Wartung der Heizung ist umlagefähig; der Austausch des defekten Brenners nicht.

Die vier Sonderfälle, bei denen es oft schiefgeht

Hauswart: den Reparatur- und Verwaltungsanteil herausrechnen

Der Hausmeister (§ 2 Nr. 14) ist umlagefähig — aber nur, soweit er betriebsbezogene Tätigkeiten ausübt (Reinigung, Gartenpflege, Kontrolle). Soweit er Reparaturen erledigt oder Verwaltungsaufgaben übernimmt, ist dieser Anteil herauszurechnen. Wer die volle Hausmeister-Rechnung umlegt, kassiert im Streitfall eine Kürzung.

Kabel-TV: seit 1. Juli 2024 nicht mehr über die Nebenkosten

Das lange geltende „Nebenkostenprivileg" ist mit der Reform des Telekommunikationsrechts zum 30. Juni 2024 entfallen. Seit dem 1. Juli 2024 dürfen die Entgelte eines TV-Kabel-Sammelvertrags nicht mehr als Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden. Betriebskosten einer Gemeinschafts-Antennen- oder Breitbandanlage nach § 2 Nr. 15 BetrKV bleiben unter den dortigen Voraussetzungen umlagefähig. Wer noch einen alten Sammelvertrag abrechnet, sollte das dringend prüfen.

Sonstige Betriebskosten (Nr. 17): nur, was konkret vereinbart ist

§ 2 Nr. 17 BetrKV lautet wörtlich: „sonstige Betriebskosten, hierzu gehören Betriebskosten im Sinne des § 1, die von den Nummern 1 bis 16 nicht erfasst sind." Der Haken: Solche Kosten — etwa Dachrinnenreinigung, Wartung von Rauchwarnmeldern oder Prüfung von Elektroanlagen — sind nur umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag einzeln und konkret benannt sind. Ein pauschaler Verweis auf „sonstige Betriebskosten" genügt nach ständiger BGH-Rechtsprechung nicht.

Leerstand: dein Anteil, nicht der der Mieter

Steht eine Wohnung leer, trägt der Eigentümer die auf sie entfallenden Betriebskosten selbst. Sie dürfen nicht auf die verbliebenen Mieter verteilt werden — ein häufiger und teurer Fehler bei teilweise vermieteten Häusern.

Sonderregel Heizung & Warmwasser

Für Heizung (Nr. 4), Warmwasser (Nr. 5) und verbundene Anlagen (Nr. 6) reicht die BetrKV allein nicht: Hier gilt zusätzlich die Heizkostenverordnung. Sie schreibt vor, dass 50–70 % der Kosten nach erfasstem Verbrauch verteilt werden müssen (§ 7 HeizkostenV) und der Warmwasseranteil bei verbundenen Anlagen rechnerisch abzutrennen ist (§ 9). Eine rein flächenbasierte Heizkostenabrechnung ist unzulässig — der Mieter darf dann 15 % kürzen.

Und die Vereinbarung im Mietvertrag

Selbst die perfekt nach BetrKV sortierte Kostenliste hilft nichts ohne die zweite Hürde: Der Mietvertrag muss die Umlage vereinbaren (§ 556 Abs. 1 BGB). Für die in § 2 Nr. 1 bis 16 genannten Arten genügt in der Regel ein allgemeiner Verweis („Der Mieter trägt die Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung"). Nur die „sonstigen Betriebskosten" nach Nr. 17 müssen einzeln aufgeführt werden.

Steht fest, welche Kosten umlagefähig sind, folgt der nächste Schritt: die Verteilung und Berechnung. Wie das Schritt für Schritt geht, steht in unserer Anleitung „Nebenkostenabrechnung erstellen".

Häufige Fragen

Welche Nebenkosten sind umlagefähig?

Die 17 Betriebskostenarten aus § 2 BetrKV — sofern die Umlage im Mietvertrag vereinbart ist (§ 556 BGB).

Welche Kosten sind nicht umlagefähig?

Verwaltungskosten und Instandhaltung/Instandsetzung (§ 1 Abs. 2 BetrKV), außerdem Rücklagen, einmalige Anschaffungen und der Anteil leerstehender Wohnungen.

Ist Kabelfernsehen noch umlagefähig?

Nein — der TV-Kabel-Sammelvertrag ist seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr über die Betriebskosten umlagefähig. Betriebskosten einer Gemeinschaftsanlage nach § 2 Nr. 15 bleiben es unter den dortigen Voraussetzungen.

Reicht der Verweis auf die BetrKV im Mietvertrag?

Für Nr. 1 bis 16 in der Regel ja. „Sonstige Betriebskosten" (Nr. 17) müssen konkret benannt sein.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Rechtsstand: Juli 2026. Gesetzestexte zitiert nach § 1 und § 2 BetrKV sowie § 556 BGB.