Nebenkostenabrechnung erstellen: die Schritt-für-Schritt-Anleitung für private Vermieter
Einmal im Jahr liegt sie an: die Nebenkostenabrechnung. Wer sie zum ersten Mal erstellt, steht vor vielen Fragen — welche Kosten dürfen überhaupt umgelegt werden, nach welchem Schlüssel wird verteilt, und bis wann muss die Abrechnung beim Mieter sein? Diese Anleitung führt dich in sechs Schritten durch die komplette Abrechnung, mit Rechenbeispiel und den typischen Fehlern, die dich sonst bares Geld kosten.
Schritt 1: Abrechnungszeitraum festlegen
Der Abrechnungszeitraum umfasst maximal 12 Monate — bei den meisten Vermietern ist es das Kalenderjahr. Er muss nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmen, sollte aber jedes Jahr gleich bleiben. Bei einem Mieterwechsel innerhalb des Zeitraums wird nicht neu abgerechnet, sondern zeitanteilig aufgeteilt (dazu unten mehr).
Schritt 2: Umlagefähige Kosten zusammenstellen
Umlegen darfst du nur, was zwei Bedingungen erfüllt: Die Kostenart steht in der Betriebskostenverordnung (BetrKV), und der Mietvertrag vereinbart die Umlage (meist über den Verweis „Betriebskosten gemäß BetrKV trägt der Mieter"). Die wichtigsten Positionen:
| Umlagefähig ✓ | Nicht umlagefähig ✗ |
|---|---|
| Grundsteuer | Reparaturen & Instandhaltung |
| Wasser, Abwasser, Niederschlagswasser | Verwaltungskosten (Bank, Porto, Steuerberater) |
| Heizung & Warmwasser | Leerstandskosten (trägt der Eigentümer) |
| Müllabfuhr, Straßenreinigung | Rücklagen |
| Gebäude- & Haftpflichtversicherung | Einmalige Anschaffungen |
| Hausmeister, Treppenhausreinigung, Gartenpflege | Rechtsschutzversicherung |
| Allgemeinstrom, Schornsteinfeger, Aufzug |
Trage die Bruttobeträge zusammen, wie sie auf den Rechnungen stehen — am besten über das Jahr laufend statt in einer Dezember-Nachtschicht.
Schritt 3: Verteilerschlüssel wählen
Der Schlüssel bestimmt, wie die Gesamtkosten auf die Mietparteien verteilt werden:
- Wohnfläche — der gesetzliche Standard, wenn nichts anderes vereinbart ist (§ 556a BGB). Geeignet für Grundsteuer, Versicherung, Allgemeinstrom.
- Verbrauch — Pflicht bei Wasser mit Wohnungszählern; bei Heizung und Warmwasser schreibt die Heizkostenverordnung 50–70 % nach Verbrauch vor (der Rest nach Fläche — üblich ist die 70/30-Aufteilung).
- Personenzahl — z. B. für Müll, wenn vertraglich vereinbart. Nachteil: Du musst Änderungen der Belegung dokumentieren.
- Gleiche Teile je Einheit — etwa für Kabelanschluss oder Wartungspauschalen.
Schritt 4: Rechnen — mit Beispiel
Die Grundformel je Position: Kostenanteil = Gesamtkosten × (Anteil des Mieters ÷ Gesamtmenge).
Beispiel Grundsteuer: 1.800 € Gesamtkosten, Gebäude mit 600 m², Wohnung mit 75 m²:
1.800 € × 75 ÷ 600 = 225,00 €. Praktisch ist die Satz-Methode: 1.800 € ÷ 600 m² = 3,00 €/m² — jeder Mieter sieht denselben Quadratmeter-Satz, das macht die Abrechnung transparent und nachprüfbar.
Mieterwechsel im Jahr? Dann bekommt jeder Mieter nur seinen Nutzungszeitraum berechnet — tagesgenau ist sauberer als monatsweise. Bei Verbrauchskosten hilft eine Zwischenablesung zum Auszug; Leerstandszeiten trägt der Eigentümer, nicht die verbliebenen Mieter.
Schritt 5: Vorauszahlungen gegenrechnen
Von der Kostensumme jedes Mieters ziehst du seine tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen ab. Wichtig: die wirklich gezahlten Beträge, nicht die vereinbarten — gerade wenn ein Mieter Monate ausgelassen hat oder der Abschlag im Jahr geändert wurde. Das Ergebnis ist der Saldo: positiv = Nachzahlung, negativ = Guthaben.
Schritt 6: Abrechnung formgerecht zustellen
Die Abrechnung muss für den Mieter nachvollziehbar sein. Mindestinhalt: Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten je Position, Verteilerschlüssel, der Anteil des Mieters, die Vorauszahlungen und der Saldo. Ein Brief pro Mietpartei, per Post oder — mit Einverständnis — per E-Mail. Bewahre die Belege auf: Der Mieter hat ein Einsichtsrecht.
Die 5 häufigsten Fehler
- Frist verpasst — 12 Monate, danach keine Nachforderung mehr.
- Nicht umlagefähige Kosten eingerechnet — Reparaturen und Verwaltung gehören nie in die Abrechnung.
- Falscher oder wechselnder Verteilerschlüssel — der Vertrag (bzw. § 556a BGB) entscheidet, nicht die Tagesform.
- Heizkosten pauschal statt nach Verbrauch — verstößt gegen die HeizkostenV; der Mieter darf dann 15 % kürzen.
- Leerstand auf die Mieter umgelegt — den Anteil leerer Wohnungen trägt der Eigentümer.
Häufige Fragen
Bis wann muss die Abrechnung beim Mieter sein?
Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB) — für 2025 also bis 31.12.2026.
Welche Kosten darf ich umlegen?
Nur die laufenden Kosten aus der BetrKV, sofern der Mietvertrag die Umlage vereinbart. Reparaturen, Instandhaltung und Verwaltung sind tabu.
Welcher Schlüssel gilt ohne Vereinbarung?
Wohnfläche (§ 556a BGB); Heiz- und Warmwasserkosten immer zu 50–70 % nach Verbrauch (HeizkostenV).
Was ist bei Mieterwechsel?
Zeitanteilige Aufteilung je Nutzungszeitraum, Verbrauchskosten möglichst per Zwischenablesung.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Rechtsstand: Juli 2026.